Afin d'optimiser l'accès aux places de travail, le système de réservation des places via Affluences est activé durant les périodes de blocus et d'examens. Son usage est alors obligatoire pour ceux qui souhaitent s’installer à une place de travail. Les places de travail et d’étude sont accessibles uniquement aux membres de la communauté universitaire de l’ULB durant cette période.

icon  Attention : une réservation non validée sur place est automatiquement annulée 20 minutes après le début de la plage horaire réservée. Pensez donc à scanner le QR code dès votre arrivée.

Réservation

Le système de réservation des places est actif durant les périodes de blocus et d’examens. 

Durant ces périodes, il est obligatoire d'utiliser le module de réservation pour s'installer à une place. Une fois en bibliothèque, n’oubliez pas de valider votre réservation afin d’éviter que celle-ci ne soit automatiquement annulée 20 minutes après le début de la plage horaire réservée.

Les bibliothèques concernées sont les suivantes :

  • sciences humaines Simone Veil
  • sciences et techniques
  • sciences de la santé
  • droit
  • architecture
  • pharmacie
  • archives et réserve précieuse

Les places de travail et d’étude sont accessibles uniquement aux membres de la communauté universitaire de l’ULB durant ces périodes. Pour toute question, n'hésitez pas à contacter les bibliothèques.

La réservation d’une place peut être effectuée au maximum 3 jours à l’avance, via l’application Affluences, qui permet aussi d'avoir une estimation du taux d’occupation des bibliothèques en temps réel.
Pour ce faire, vous pouvez télécharger l’ application mobile sur   App Store   ou   Google Play . Pour vous aider dans l'utilisation de l'application, nous vous proposons un  guide d'utilisation ainsi qu'un tutoriel vidéo de l'App Affluences.



Vous pouvez également effectuer votre réservation via les pages web suivantes : Vous pouvez choisir la place que vous désirez réserver et la durée de la plage horaire de réservation (par tranches de 30 minutes, entre 30 minutes et 4 heures). Pour pouvoir réserver une place, il vous est demandé de communiquer votre adresse e-mail ULB. Si vous êtes membre de la communauté universitaire de l'ULB, mais ne possédez pas encore d'adresse mail ULB, et souhaitez réserver une place, veuillez consulter la FAQ.

Lors de votre première réservation, vous devrez valider l’adresse mail utilisée en cliquant sur un lien qui vous y sera envoyé. Par ailleurs, pour chaque réservation, vous recevez un e-mail de confirmation que nous vous recommandons de conserver.

Afin de choisir la place qui vous convient le mieux, Affluences propose une description succincte de sa localisation. Pour une information plus précise, vous pouvez également consulter les plans de votre bibliothèque :

Marche à suivre en bibliothèque – validation de la réservation

Une fois en bibliothèque, vous devez vous installer à la place précise que vous avez réservée. Des étiquettes placées sur les tables indiquent les identifiants des places (ex. : NB.2NIV.054). Il vous suffit de suivre les plans et indications présents sur les lieux.

Auparavant, pour optimiser l’utilisation des places réservées, il vous est demandé de scanner un des QR codes présents sur des affiches ou sur les tables. Attention : une réservation non validée sur place sera automatiquement annulée 20 minutes après le début de la plage horaire réservée.

icon Cette opération doit être effectuée au début de chaque plage de réservation, même si elles sont consécutives. Ainsi, si vous réservez une place le 29 novembre de 8h30 à 12h30 et de 12h30 à 16h30, vous devez scanner le QR code à votre arrivée à 8h30 mais aussi à 12h30.
Scanner un QR code nécessite d’avoir un appareil (smartphone/tablette) connecté à Internet. Si ce n’est pas votre cas, rendez-vous au comptoir S&SAME de la bibliothèque pour valider votre réservation.
 
Comment scanner le QR code ?


Scanner QR Dans la majorité des cas, vous pourrez utiliser l'appareil photo de votre smartphone pour scanner le QR code. Lors de l'installation d'Affluences, l'application vous aura demandé l'autorisation pour accéder à l'appareil photo.

Plus d'informations aux liens suivants :


Si ces solutions ne fonctionnent pas ou si vous n'avez pas de smartphone, rendez-vous au comptoir S&SAME de votre bibliothèque pour valider votre réservation.

Annulation


Si vous n’avez pas la possibilité d’honorer une réservation effectuée, veillez à l’annuler. Pour ce faire, suivez le lien présent dans le mail de confirmation que vous avez reçu. Vous pouvez aussi procéder à une annulation directement dans l’application. Si vous avez réservé plusieurs plages, pensez à annuler chacune d’elles.

Il convient en tous les cas, par courtoisie et respect des autres membres de la communauté universitaire, de ne pas procéder à des réservations de place abusives (réservations / annulations trop nombreuses, plusieurs réservations non honorées sans être annulées…).
Si vous avez des questions ou rencontrez des problèmes lors de la réservation d'une place en bibliothèque, nous vous invitons à consulter les FAQs.