Les bibliothèques de l’ULB ont rouvert leurs espaces le 4 janvier dans des conditions permettant d’assurer la sécurité de tous. Dans ce cadre, comme lors de la rentrée de septembre, il a été nécessaire de réduire le nombre de places assises disponibles, afin de garantir la distanciation sociale. Pour cette raison, le système de réservation des places via Affluences instauré en 2020 demeure d’application.

icon  Attention : la réservation est obligatoire pour pouvoir s'installer à une place de travail ; les places de travail et d’étude sont accessibles uniquement aux membres de la communauté universitaire de l’ULB.

Les modalités de ce service sont susceptibles de changer en fonction du contexte sanitaire, qui peut évoluer rapidement. Nous nous efforçons d’offrir le meilleur soutien possible aux activités de la communauté universitaire mais aussi des conditions garantissant le respect de la sécurité de tous. N’hésitez pas à consulter régulièrement cette page. Merci pour votre compréhension.


Conditions d'accès et mesures de sécurité


En conformité avec les dispositions fédérales et régionales :
  • le port du masque est obligatoire pendant toute la durée de votre présence dans les locaux, de même que dans tous les espaces extérieurs des campus bruxellois de l'ULB ;
  • des distributeurs de gel hydroalcoolique sont à votre disposition à l’entrée des bibliothèques ainsi qu’à proximité des équipements partagés (informatiques et techniques) ;
  • le respect de la distance de sécurité d’1,5m est d’application – le travail en groupe est donc interdit. Le nombre et la disposition des places de travail et d’étude ont été revus afin de garantir cette distance ; par conséquent, les chaises ne peuvent pas être déplacées. Elles sont nettoyées quotidiennement.
Le non-respect des règles sanitaires et de sécurité pourra entraîner l’exclusion de la bibliothèque et une éventuelle procédure disciplinaire en cas de récidive.
 

Réservation


Un système de réservation des places a été instauré. Étant donné la nature "pilote" de ce projet et les évolutions possibles du contexte sanitaire, les modalités précises de ce système sont susceptibles d’être modifiées. N’hésitez donc pas à consulter cette page régulièrement.
Pour s'installer à une place, il est obligatoire d'utiliser le module de réservation.

Les bibliothèques concernées sont les suivantes :

  • sciences humaines
  • sciences et techniques
  • sciences de la santé
  • droit
  • architecture
  • pharmacie
  • archives et réserve précieuse

Les places de travail et d’étude sont accessibles uniquement aux membres de la communauté universitaire de l’ULB.

Pour toute question, n'hésitez pas à contacter les bibliothèques.


La réservation d’une place peut être effectuée au maximum 3 jours à l’avance, via l’application Affluences, qui permet aussi d'avoir une estimation du taux d’occupation des bibliothèques en temps réel.

Pour ce faire, vous pouvez télécharger l’application mobile sur   App Store   ou   Google Play . Si vous possédez déjà l’application, n’hésitez pas à vérifier qu’il s’agit de sa dernière version afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités. 

Pour vous aider dans l'utilisation de l'application, nous vous proposons un guide d'utilisation de l'App Affluences.

Vous pouvez également effectuer votre réservation via les pages web suivantes : Vous pouvez choisir la place que vous désirez réserver et la durée de la plage horaire de réservation (par tranches de 30 minutes, entre 30 minutes et 4 heures). Pour pouvoir réserver une place, il vous est demandé de communiquer votre adresse e-mail ULB. Si vous êtes membre de la communauté universitaire de l'ULB, mais ne possédez pas encore d'adresse mail ULB, et souhaitez réserver une place, veuillez consulter la FAQ.

Lors de votre première réservation, vous devrez valider l’adresse mail utilisée en cliquant sur un lien qui vous y sera envoyé. Par ailleurs, pour chaque réservation, vous recevez un e-mail de confirmation que nous vous recommandons de conserver.

Afin de choisir la place qui vous convient le mieux, Affluences propose une description succincte de sa localisation. Pour une information plus précise, vous pouvez également consulter les plans de votre bibliothèque :

Marche à suivre en bibliothèque – validation de la réservation

Une fois en bibliothèque, vous devez vous installer à la place précise que vous avez réservée. Des étiquettes placées sur les tables indiquent les identifiants des places (ex. : NB.2NIV.054). Il vous suffit de suivre les plans et indications présents sur les lieux.

Auparavant, pour optimiser l’utilisation des places réservées, il vous est demandé de scanner un des QR codes présents sur des affiches.

icon Cette opération doit être effectuée au début de chaque plage de réservation, même si elles sont consécutives. Ainsi, si vous réservez une place le 21 janvier de 8h30 à 12h30 et de 12h30 à 16h30, vous devez scanner le QR code à votre arrivée à 8h30 mais aussi à 12h30.
Scanner un QR code nécessite d’avoir un appareil (smartphone/tablette) connecté à Internet. Si ce n’est pas votre cas, rendez-vous au comptoir S&SAME de la bibliothèque pour valider votre réservation.
 
Comment scanner le QR code ?


Scanner QR Dans la majorité des cas, vous pourrez utiliser l'appareil photo de votre smartphone pour scanner le QR code. Lors de l'installation d'Affluences, l'application vous aura demandé l'autorisation pour accéder à l'appareil photo.

Plus d'informations aux liens suivants :


Si ces solutions ne fonctionnent pas ou si vous n'avez pas de smartphone, rendez-vous au comptoir S&SAME de votre bibliothèque pour valider votre réservation.

Annulation


Si vous n’avez pas la possibilité d’honorer une réservation effectuée, veillez à l’annuler. Pour ce faire, suivez le lien présent dans le mail de confirmation que vous avez reçu. Vous pouvez aussi procéder à une annulation directement dans l’application. Si vous avez réservé plusieurs plages, pensez à annuler chacune d’elles.

Il convient en tous les cas, par courtoisie et respect des autres membres de la communauté universitaire, de ne pas procéder à des réservations de place abusives (réservations / annulations trop nombreuses, plusieurs réservations non honorées sans être annulées…).
Si vous avez des questions ou rencontrez des problèmes lors de la réservation d'une place en bibliothèque, nous vous invitons à consulter les FAQs.