FAQ - DI-fusion

Pour pouvoir s’authentifier dans Mon DI-fusion, il faut faire partie d’une des catégories de personnel suivantes :

• enseignant·e actif·ve, pré-actif·ve, pensionné·e ou personnel de tiers 
• scientifique actif·ve ; et, à la demande, au/à la scientifique pensionné·e ou personnel de tiers 
• doctorant·e régulièrement inscrit·e 
• à la demande : au/à la membre honorifique 
• PATGS actif·ve 

Les personnes extérieures à l’ULB et/ou non reprises dans les catégories ci-dessus ne peuvent pas s’authentifier dans Mon DI-fusion. Des périodes de grâce sont octroyées à certaines de ces catégories, dont la durée est fixée par l’Access Management. Le fichier des accès permet de connaître les périodes d’anticipation / de grâce liées à un mandat.

Lorsqu'une personne quitte l'Université, elle ne peut plus faire de dépôt dans DI-fusion, l'accès comme déposant y étant terminé en même temps que son compte email ULB. Les références encodées et les textes déposés demeurent dans DI-fusion, puisqu'ils font partie de la production scientifique de l'ULB.

Voici la procédure à effectuer pour valider votre netID ULB :

1.    Connaître son numéro de matricule Erasme
       S’il fait moins de 8 caractères, ajouter des 0 devant. Ex : 21485 devient 00021485
2.    Connaître son numéro de Badge, il est situé en bas à droite au dos
3.    Se rendre sur le site https://idsapp.ulb.ac.be/pam/pamsignup.php?language=fr
4.    Remplir le formulaire d’activation

• Numéro de matricule = numéro de matricule Erasme
• N°de lecteur/Code PIN = numéro du badge Erasme
• Valider

5.    Prendre note du NetID
6.    Créer un mot de passe en suivant les recommandations
7.    Attendre un délai d’une 1h minimum, à 24h maximum

Tout chercheur ayant un lien contractuel ou statutaire avec l'Université est tenu :

• d'encoder dans DI-fusion la liste complète de ses publications pour constituer la bibliographie académique ;
• de déposer  dans DI-fusion le texte complet de ses publications (manuscrit final de l'auteur tel qu'accepté pour publication - "postprint"- ou version de l'éditeur) immédiatement après l'acceptation de publication ;
• d'ouvrir l'accès public au texte complet des publications immédiatement ou après le délai imposé par l'éditeur, étant entendu que pour toute publication parue à partir du 14 septembre 2018 dans un périodique paraissant au moins une fois par an, ce délai ne peut excéder 6 mois après publication en sciences, technique, médecine, ou 12 mois en sciences humaines et sociales.

Par ailleurs, le FNRS a adopté son Règlement relatif à l'application de la politique de libre accès (open access) aux publications scientifiques issues des programmes de recherche soutenus par le F.R.S.-FNRS et les fonds associés en 2013 : si vous travaillez à l'ULB et êtes financé par le FNRS, vous devrez également déposer dans DI-fusion les textes complets rendant compte de vos recherches. 

Le texte complet de l'article (dans sa version postprint ou éditeur) doit être déposé dans DI-fusion immédiatement après l'acceptation de l'article par l'éditeur, quelle que soit la voie de publication.

Au minimum, le chercheur déposera dans DI-fusion le manuscrit final de l'article, exactement tel qu'accepté pour publication, aussi appelé "postprint" (plus d’info sur les versions ci-dessous). En application du Décret Open Access, il y ouvrira l'accès public "Internet"  dans un délai de 12 mois après publication pour les sciences humaines et sociales et de 6 mois pour les autres sciences. Cet accès internet est autorisé par la loi quel que soit le contrat signé avec l’éditeur. En effet, la loi permet à un chercheur de conserver le droit  de mettre en libre accès  le manuscrit de ses articles scientifiques publiés dans un périodique, après un délai de 12 mois après publication pour les sciences humaines et sociales et de 6 mois pour les autres sciences, quel que soit le contrat signé avec l’éditeur.  Cette disposition s’applique à tout article issu d’une recherche financée au moins pour moitié par des fonds publics y compris les articles publiés avant l’entrée en vigueur de cet article de loi (15-09-2018). Ce droit est impératif et d’application nonobstant le droit choisi par les parties dès lors qu’un point de rattachement est localisé en Belgique. (Code de droit économique, Livre XI, article XI.196 §2.1)

Si l'article est publié directement en Open Access dans la revue (voie dorée ou voie hybride, voir schéma ci-dessus), il déposera dans DI-fusion la version de l'éditeur ("pubprint") et y ouvrira un accès Internet immédiatement.

Vous n'avez pas la possibilité de corriger des auteurs présents dans la base de données, mais n'hésitez pas à nous signaler toute erreur que vous pourriez détecter dans les noms d'auteurs. Vous avez la possibilité d'ajouter de nouveaux auteurs au moment d'encoder les (co-)auteurs d'une référence ; le nouvel auteur sera ensuite disponible à tous.

Vous pouvez modifier l'ordre des auteurs d'une référence en cliquant sur les flèches descendante et montante se trouvant à gauche des noms des auteurs.

Parce que vos publications sont peut-être encodées par un jobiste, secrétaire de faculté, etc. ; et parce que vous pouvez être amenés à encoder les publications de certains de vos collègues. Lorsque plusieurs auteurs ULB co-écrivent une publication, elle ne doit être encodée qu'une seule fois dans DI-fusion, et elle apparaitra ensuite dans l'environnement de tous les co-auteurs ULB.

Chaque référence de DI-fusion n'existe qu'en un seul exemplaire.

Vous pouvez supprimer une référence où vous êtes le seul auteur de l'ULB en cliquant sur la croix rouge.


Il est impossible de supprimer - directement - une référence comportant au moins 2 auteurs ULB. Dans ce cas, la croix rouge sera grisée.

Si vous devez supprimer cette référence (par exemple s'il s'agit d'un doublon), vous devez :

• éditer la référence (en cliquant sur l'icône crayon à droite de la référence) ;
• cliquer sur l'icône de DI-fusion en haut à gauche, ou sur le lien en haut à droite Mon DI-fusion de façon à faire afficher votre page d'accueil ;
• supprimer la référence qui se trouve maintenant dans le haut de la page, en cliquant sur l'icône croix rouge à droite de la référence ;
• confirmer la suppression.

Dans la zone Mes références bibliographiques dans DI-fusion, l'icône :

• croix rouge : permet de supprimer une référence de DI-fusion, n'apparait que si la référence ne comporte qu'un seul auteur ULB. Si vous devez supprimer cette référence, merci de consulter la FAQ "Comment puis-je supprimer une référence déjà soumise dans DI-fusion ?"
• crayon grisé  : vous ne pouvez pas éditer la référence parce qu'un co-auteur est en train de le faire. Vous pouvez voir le nom de cette personne en passant votre souris sur l'icône crayon. Vous devez contacter cette personne pour lui demander de faire cette modification.  Le bouton est également grisé pour les publications de type Working paper appartenant à une série éditée par l’ULB (ECARES, DULBEA, etc.) : ces références sont encodées par des administrateurs. Si vous souhaitez modifier ces publications, merci d’envoyer votre demande à di-fusion@ulb.be.
• favori grisé  : il n'est possible d'attribuer un favori à une référence que si vous en êtes l'un des auteurs. Si vous souhaitez ajouter un favori à vos références, merci de consulter la FAQ "Comment choisir ses publications favorites ?".

Si votre publication porte notamment sur un ou plusieurs domaines de recherche liés aux études de genre (étude sur les femmes, sociologie de la famille, stéréotypes, discriminations ou violences sexistes, LGBT, etc.), veuillez sélectionner le code CRef 5358 – Etudes-femmes.

Pour retrouver les publications associées à ce code CRef dans DI-fusion, il suffit de taper Etudes-femmes dans le cadre de recherche ; et, une fois les résultats affichés, de sélectionner, dans la facette CREF classification, la valeur Etudes-femmes.

Il peut par ailleurs être utile de compléter cette recherche par une requête recherchant toutes les références associées à des termes liés aux questions de genre (comme p.e. "sociologie de la famille" OR "stéréotypes" OR "discrimination" OR "violence" OR "sexiste" OR LGTB"), et pour lesquelles le code CRef Etudes-femmes n'aurait pas été choisi.

DI-fusion permet de rassembler à un seul endroit l’ensemble des publications scientifiques produites à l’ULB, à la fois pour l’administration de l’institution, mais aussi comme outil de promotion et de diffusion des publications de l’ULB, p.e. dissémination vers d’autres plateformes, indexation par les grands moteurs de recherche, etc.

L’objectif de DI-fusion est aussi de réduire, après l’encodage initial des publications, les encodages ultérieurs : les listes de publications qui y sont disponibles peuvent alimenter les CVs ULB, les dossiers de candidature au FNRS, les dossiers de promotion, de demandes de fonds, les pages web personnelles des chercheurs, etc. : encoder une fois et favoriser de multiples sorties pour éviter justement aux chercheurs d’autres travaux d’encodage qu’ils devaient prendre en charge jusqu’à présent.

Pour les publications disponibles dans PubMed, nous avons développé la fonction d'import de PubMed vers DI-fusion. Cependant, de notre expérience, si la majorité des articles se retrouvent un jour dans PubMed, il n'en n'est pas de même de la plupart des autres types de documents comme des chapitres ou des ouvrages, des participations à des conférences, etc. tous types de documents qu'il est possible d'encoder dans DI-fusion.

La logique qui sous-tend l’affichage des références est la suivante : la 1ère référence qui apparaît est la dernière encodée. Nous avions pris cette décision en anticipant que les utilisateurs pourraient vouloir modifier les dernières références qu’ils auraient encodées, particulièrement s’ils encodaient les références à paraître ou soumises pour publication et souhaiteraient en modifier le statut au fur et à mesure de leur progression vers la parution.

Vous pouvez modifier l'ordre de ces références (en cliquant sur les colonnes), en les ordonnant par date, par titre, sur le 1er auteur , ou la présence/absence de fichier attaché.

La rubrique Références bibliographiques à compléter recueille vos nouvelles références et celles que vous êtes en train de rééditer et pour lesquelles vous n'êtes pas allé au bout du processus de soumission : vos changements ne seront donc pas visibles dans vos listes de publications ni dans l'interface d'encodage, tant que vous n'allez pas au bout du processus de soumission de ces références.

La rubrique Références bibliographiques dans DI-fusion reprend les références dans lesquelles vous apparaissez en tant qu'auteur et qui ont été soumises complètement dans DI-fusion ; par vous ou par vos co-auteurs ULB.

Il n'est pas possible de changer de type de document en cours de route. En effet, les données à encoder pour chaque référence dépendent du type de document qui est encodé, p.e. il n'y a pas de titre de périodique à renseigner lorsqu'une monographie est encodée.

Lorsque le mauvais type de document a été attribué au départ, il n'y a qu'une seule alternative possible : supprimer la notice et en recommencer une autre. Pour vous faciliter le travail, la procédure suivante est conseillée :

• Editer la référence, en vous positionnant sur l'onglet "Décrire" afin de visualiser la description de la publication ;
• Ouvrir dans un nouvel onglet la page d'accueil de DI-fusion et de cliquer sur "Soumettre une nouvelle référence" ;
• Recopier dans cette nouvelle référence toutes les données disponibles en passant d'un onglet à l'autre ; d'aller jusqu'au bout du processus de soumission pour cette référence qui a maintenant le bon type. Il ne vous reste plus, ensuite, qu'à supprimer la référence qui possède un mauvais type.

Si la référence incriminée est co-écrite avec un auteur de l'ULB, vous devrez d'abord en supprimer tous les co-auteurs ULB avant de pouvoir la supprimer complètement de votre bibliographie.

En changeant d’éditeur ou de format de publication, etc..., un titre change (parfois) d’ISSN.
Si vous ne connaissez pas l'ISSN qu'avait le périodique au moment où vous y avez publié votre article, nous vous conseillons de choisir le 1er titre exact correspondant au périodique dans lequel vous avez publié.

Taille max : 512Mo par fichier ; des formats différents peuvent être déposés, voir la page "Format de fichier".

Lors de l'import d'une référence à partir de Scopus, PubMed ou d'un fichier BibTeX, la vérification du nom des auteurs permet le bon archivage de vos références et l’intégrité de la base de données. Si un auteur de la référence à importer correspond à un auteur ULB, ou si un auteur n’existe pas du tout dans DI-fusion, il sera marqué OK. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de le valider.

Si vous constatez que l’auteur automatiquement validé par le système n’est pas l’auteur de la référence que vous importez, vous pouvez modifier cette validation en cliquant sur la ligne correspondante pour refaire la validation.

Si un auteur de la référence à importer correspond potentiellement à plusieurs auteurs dans DI-fusion,  il est nécessaire de le valider. Pour cela, vous devez cliquer sur la ligne correspondante et choisir le bon auteur parmi la liste proposée. S'il n'existe aucun auteur de même nom dans notre base de données, vous ne pourrez pas choisir un autre auteur au moment de l'import, mais vous pourrez modifier cet auteur une fois l'import terminé.

La référence à importer doit obligatoirement comporter au moins un auteur de l’ULB. Dans le cas où aucun auteur n’est affilié à l’ULB, il ne sera pas possible d’importer la référence.

Seules les références Scopus ayant certaines caractéristiques sont importables dans DI-fusion ; pour savoir lesquelles, merci de consulter la réponse à la question "A quel type de document dans DI-fusion correspond une référence importée de Scopus ?". Les références ne répondant pas à ces critères ne sont pas importées et obtiennent le statut suspendu.

La correspondance est la suivante, avec : Document Type = DT et Source Type = ST

La correspondance est la suivante :

 L'import DOI n'importe que les articles dans des revues à comité de lecture et aucun autre type de document.

La correspondance est la suivante :

Seules les références publiées et acceptées ("A paraître) sont admises par le FNRS. Les listes FNRS extraites de DI-fusion ont été approuvées par le FNRS.

La correspondance est la suivante pour la liste FNRS général :

La liste FNRS mandat doctoral reprend la même liste mais inclut également les posters de conférence de DI-fusion (dans la rubrique 5bis. Posters de conférences).

Pour ajouter une liste de publications équivalentes à votre dossier FNRS, consulter l'aide en ligne dans Mon DI-fusion.

Le FNRS vous demande d'inclure à votre rapport annuel - ou quinquennal -, la liste de vos publications extraites de DI-fusion, pour des intervalles d'années spécifiques. Pour ce faire :

• authentifiez-vous dans Mon DI-fusion avec votre ULBID
• cliquez sur le menu de gauche Mes listes de publications / A la carte
• au milieu de l’écran, dans la rubrique Avec date de publication, bougez les curseurs de façon à faire afficher l’année de publication qui vous intéresse (pour le rapport annuel) ou les 5 années pertinentes (pour le rapport quinquennal)
• à droite de l’écran, dans la rubrique Formats de sortie / Type de liste, choisissez l'option FNRS général en cliquant sur la petite flèche à droite du cadre
• cliquez ensuite, à droite en bas de l’écran, sur le bouton Ouvrir.

La fonction « favori » permet d'isoler des références – où vous apparaissez comme auteur – pour un besoin particulier (dossier de candidature, etc ... ). Une fois un favori défini, il est possible de lui attribuer certaines des références de la zone Références bibliographiques dans DI-fusion. Ces références marquées d'un favori peuvent ensuite être exportées sous forme de listes de publications favorites au format RTF, PDF, etc ...

Voici ce qui a été convenu pour les thèses, lorsqu'elles sont visualisées à travers l'interface de recherche DI-fusion ou dans une liste de publication :

• vous êtes auteur d'une thèse : elle apparait dans votre liste de publications, dans la rubrique "Thèses"
• vous êtes membre de jury de thèse ou promoteur :elle apparait en fin de liste, dans des rubriques séparées : Direction de thèse si vous êtes promoteur, Participations au jury de thèse si vous êtes membres de jury.

DI-fusion permet d'extraire une liste dédoublonnée des publications d’un groupe de personnes travaillant à l’ULB (Centre de recherche,...). Pour cela, veuillez vous référer à la page "Extraire une liste de publications".

Quelques minutes après avoir été encodée dans Mon DI-fusion.

On peut les retrouver en faisant une recherche sur "Nom Prénom" sur les "Personnes". La facette Auteurs permet de ne conserver que les références d'un auteur déterminé.

Lorsqu’on introduit plusieurs termes dans le cadre de recherche sans guillemets, le système met automatiquement des AND entre ces termes.
Ainsi, la recherche Dupont b va chercher toutes les références où apparaissent à la fois le terme Dupont et le terme b (utilisé avec une apostrophe ou en tant qu’initiale de prénom de n’importe quel auteur par exemple). Donc les références où n’apparaît que Dupont Bernard mais aucun autre b, ne seront pas affichées.

De même la recherche Dupont Bernard va chercher toutes les références où les termes Dupont et Bernard apparaissent, donc toutes les références ayant comme auteur Dupont Bernard mais aussi celles où les termes Dupont et Bernard apparaissent mais pas nécessairement comme un seul auteur.

Pour retrouver toutes les références associées à l’auteur Dupont Bernard, le mieux est de choisir la facette Personne et de lancer la recherche "Dupont Bernard", qui ne sortira que les références où l’auteur (ou promoteur ou jury de thèse) Dupont Bernard apparaît au moins une fois.

Oui !

Des URL permanentes pour les références via le handle (qui garantit la pérennité du lien de la publication dans le temps, même en cas de changement de logiciel ou autre). Vous pouvez les retrouver sous le bouton « Citer » qui donne une citation au format APA.

Toutes les informations sur ce sujet sont disponibles dans la section "Extraire une liste de publications"

Dès lors que les publications des chercheurs de l’Université libre de Bruxelles sont encodées dans DI-fusion, elles deviennent accessibles à partir de Google Scholar, ce qui contribue à l’amélioration de l’accès aux résultats de la recherche scientifique issus de notre Université. 

La création d’un compte dans Google Scholar n’est pas nécessaire pour profiter de cette diffusion, nous recommandons néanmoins de s’y créer un profil afin de pouvoir bénéficier de services supplémentaires tels que :

• Citations : ensemble des citations, calcul de l’indice h, calcul de l’indice i10 et évolution temporelle des citations, basés sur l’indexation des publications par les robots de Google
• Listing des publications : aperçu de l’ensemble des publications présentes dans Google Scholar. Lorsqu’une nouvelle publication est encodée dans DI-fusion, votre profil – et les citations – sont automatiquement mis à jour par Google Scholar
• Détails : statistiques détaillées et autres données relatives aux références
• Meilleure représentativité : il est possible d’écarter les publications d’auteurs homonymes, pour ne montrer que ses propres publications.

Google Scholar permet de choisir entre un profil privé, ou public,  c’est-à-dire que le monde entier peut visualiser l’entièreté du profil (références, citations, graphiques, …). Il s’agit de l’option que nous vous conseillons ; vous permettrez ainsi à des collègues de suivre vos travaux en s’abonnant tout simplement à votre profil public.

Car le fichier est potentiellement accessible en Intranet ULB. De plus, vous avez la possibilité de demander un tiré à part, même lorsque le fichier est en accès privé.

Les informations à ce sujet sont disponibles sur la page "demander un tiré à part".

Vous pouvez changer votre Nom dans Mon DI-fusion.

Lorsque vous êtes authentifié, cliquez sur Mon Profil, et changez votre nom (et/ou prénom). La correction sera appliquée dans toutes les références pour lesquelles vous êtes déjà auteur ; et dans la base de données comme auteur.

ORCID@ULB permet de créer et/ou synchroniser votre profil ORCID avec DI-fusion:

• Votre ORCID iD sera intégré dans votre profil DI-fusion et dans vos listes de publications ; 
• Le lien de votre liste de publications provenant de DI-fusion sera affiché dans votre profil ORCID ; 
• Votre appartenance à l’ULB sera validée dans votre profil ORCID (Employment).

L’ULB contribue ainsi à une généralisation de l’usage d’ORCID auprès de ses membres. L’objectif est à terme d’améliorer la qualité des informations numériques liées à la recherche scientifique de l'Université, de donner davantage de visibilité aux publications de ses membres et de continuer à soutenir ses chercheurs en matière de visibilité numérique.

• Plus d'informations dans le portail du personnel. 

La création / validation de l’ORCID iD d’une personne est sous sa seule responsabilité. Il est donc normal que vous ne puissiez pas, en tant que délégué.e, effectuer cette opération.

Vous pouvez définir jusqu'à 6 codes CREF favoris, qui apparaitront automatiquement lorsque vous encodez manuellement une référence ; ou, si vous l'importez de PubMed, Scopus ou d'un fichier BibTeX, à condition que vous en soyez l'un des auteurs.

Pour définir un ou plusieurs code(s) CREF favori(s), cliquez, une fois que vous vous êtes authentifié dans Mon DI-fusion, sur le menu gauche Mon Profil, et sélectionnez l'onglet CRef, puis cliquer sur le menu Ajouter. Il vous suffit ensuite de rechercher le code CREF qui vous correspond dans le cadre de recherche et de cliquer sur le bouton Ajouter.