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Règlement des archives et des bibliothèques de l'ULB

Le masculin est utilisé ici dans son sens épicène.

Tout usager des archives et des bibliothèques de l’Université libre de Bruxelles (ULB) est tenu de se conformer aux dispositions du présent règlement.

Ce règlement a pour but d’assurer un accès équitable et pérenne à l’ensemble des ressources, des services et des infrastructures relevant des archives et des bibliothèques de l’ULB.

Accès et inscription
Accès
Modalités d’inscription
Frais d’inscription
Jours et heures d'ouverture
Règles d'utilisation
Sanctions
Prêt et consultation des documents
Prêt
Consultation sur place
Conditions particulières : des prêts interbibliothèques

1. Accès et inscription

1.1. Accès

Les archives et les bibliothèques de l’ULB sont accessibles à toute personne âgée de 18 ans qui est en ordre d’inscription auprès de celles-ci, ainsi qu’aux mineurs inscrits à l’ULB ou munis d’une attestation d’inscription en rhétorique émanant de la Direction du Département des bibliothèques et de l’information scientifique.

Durant les périodes de blocus et d’examens, l’usage des places assises en bibliothèque est réservé aux membres actifs de l’ULB (étudiants, enseignants, chercheurs, membres du personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé). Les dates de restriction d’usage sont annoncées au minimum une semaine à l’avance sur le site web des bibliothèques. Néanmoins, la consultation des collections est toujours possible à cette période.

1.2. Modalités d’inscription

L’inscription est automatique pour les membres actifs de l’ULB. La carte d’étudiant (physique ou numérique) ou la carte d’appartenance a valeur de carte de fréquentation des bibliothèques. Cette carte est strictement personnelle, incessible et son détenteur est responsable de tout usage qui en est fait. Toute perte doit être signalée immédiatement à un comptoir de prêt. En cas de perte non déclarée, l’usager demeure responsable de tout emprunt effectué au moyen de sa carte de lecteur.

Les personnes n’étant pas membres actifs de l’ULB qui souhaitent fréquenter les archives et les bibliothèques sont tenues de s’inscrire aux comptoirs de prêt où une carte de fréquentation, exigible dans tous les locaux des bibliothèques, leur sera délivrée sur présentation d’une pièce d’identité ou d’une carte d’étudiant en cours de validité. L’usager est également tenu de fournir une adresse postale et une adresse email valide. La carte de fréquentation, sur laquelle devra être apposée une photo d’identité, donne accès à toutes les bibliothèques de l’ULB. Cette carte doit être renouvelée annuellement au comptoir d’accueil.

La validité de l’inscription est annuelle sauf pour les membres du personnel. Elle expire à la date du 31/10 de chaque année pour tout étudiant et un an après la date d’inscription pour toute autre personne.

Un laisser-passer hebdomadaire peut être délivré. Il est considéré, du point de vue de la transmission des données personnelles, comme une inscription. Il ne donne pas les mêmes droits que la carte de fréquentation annuelle (cf. point 5.2., article 5.)

En s’inscrivant, l’usager reconnaît avoir pris connaissance et accepté que ses données transmises aux bibliothèques pour la bonne application du présent règlement seront traitées conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

1.3. Frais d’inscription

L’inscription est gratuite pour les usagers qui appartiennent à l’une des catégories suivantes :

Membres actifs de l’ULB (cf. point 1.1) ;
Membres actifs de la VUB, sur présentation d’une carte d’étudiant valide, d’une carte d’enseignement ou de membre du personnel valide ou d’une attestation d’appartenance ;
Membres des établissements de l’enseignement supérieur de la Fédération Wallonie-Bruxelles et repris sur le site de l’ARES, sur présentation d’une carte d’étudiant valide, d’une carte d’enseignement ou de membre du personnel valide ou d’une attestation d’appartenance ;
Membres du personnel de l’hôpital académique Erasme et des hôpitaux associés ;
Visiteurs invités par un enseignant ou un chercheur de l’Université libre de Bruxelles, sur présentation d’une lettre d’invitation ;
Personnes bénéficiant des allocations de chômage ou émargeant au CPAS, sur présentation d’une attestation valide ;
Personnes de plus de 65 ans ;
Membres des associations listées sur le site web des bibliothèques ;
Personnes agréées par la Direction du Département des bibliothèques et de l’information scientifique, sur présentation d’une lettre d’invitation ;
Membres du personnel d’entités liées à l’ULB et listées sur le site web des bibliothèques, sur demande agréée ou validation.

La liste exhaustive des catégories bénéficiant de l’inscription gratuite est disponible sur le site web des bibliothèques.

Les usagers qui n’appartiennent à aucune des catégories reprises ci-dessus s’acquitteront d’un droit d’inscription de 12,50 euros ou d’un droit d’inscription de 25 euros, selon qu’ils fassent partie ou non d’autres universités ou d’établissements d’enseignement public (belges et étrangers).

Un montant de 2,5 euros sera demandé pour l’octroi d’un laisser-passer hebdomadaire.

2. Jours et heures d'ouverture

Les jours et heures d’ouverture des archives et bibliothèques sont fixés par la Direction du Département des bibliothèques et de l’information scientifique ; ils sont indiqués sur le site web des bibliothèques.

3. Règles d'utilisation

Les présentes règles d’utilisation sont destinées à garantir une ambiance propice au travail dans les locaux des archives et des bibliothèques, et un usage respectueux des collections et des équipements. Elles visent également à empêcher notamment toute déprédation des ouvrages, des locaux, du mobilier, du matériel informatique, et toute perturbation liée à un comportement inadéquat.

Tout usager est tenu d’être en possession de sa carte de fréquentation en cours de validité (cf. point 1.2) dans tous les espaces des archives et bibliothèques, et de la présenter à la demande du personnel. Le cas échéant il peut s’identifier sur les applications “MonULB” ou “MaBIBLI”. A défaut, il peut se voir interdire l’accès aux locaux par les agents de sécurité ou tout membre du personnel des archives et bibliothèques.
Les usagers sont priés d’observer une attitude courtoise vis-à-vis du personnel des archives et bibliothèques ainsi que des autres usagers. Ils veillent à ne porter atteinte ni à la dignité, ni à l’intégrité physique et morale, ni aux biens ni aux droits des autres lecteurs et membres du personnel, ou toute autre personne fréquentant les archives et bibliothèques. Ils s’abstiennent de toute intimidation, violence, menace, harcèlement ou discrimination envers toute personne citée ci-dessus sur la base notamment, mais non limitativement, de son sexe, son identité de genre, son orientation sexuelle, son origine ethnique, sa nationalité, ses croyances politiques, philosophiques ou religieuses, ou sa situation de handicap.
Aucun document ne peut sortir des archives et bibliothèques sans être emprunté. Le système antivol permet de détecter la sortie d’un document non enregistré sur le compte du lecteur. En cas de déclenchement du signal de détection, il peut être demandé à l’usager de présenter son sac ouvert et de signer un formulaire d’avertissement. La réitération de ce comportement entraine une convocation auprès de la Direction du Département des bibliothèques et de l’information scientifique ou son délégué qui décidera des suites à donner à cette infraction.
Les usagers s’engagent à respecter la loi sur le droit d’auteur lors de la reproduction d’un document : la reproduction (copie/scan) d’œuvres, à l’exception des partitions musicales, est autorisée à des fins privées, d’apprentissage, et à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche scientifique, pour autant que l’utilisation soit justifiée par le but non lucratif poursuivi et que l’utilisation ne porte pas préjudice à l’exploitation normale de l’œuvre (Code de droit économique, Article XI 191/1 §1er). Par conséquent, la copie/scan de l’intégralité d’un ouvrage disponible à la vente n’est pas autorisée (livre, syllabus, fascicule complet de périodique…). Tout contrevenant s’exposera aux sanctions prévues par la loi pour ces comportements litigieux.
Les usagers s’engagent à respecter les conditions qui régissent l’utilisation des ressources électroniques (bases de données, périodiques électroniques, e-books, sites web et ressources en libre accès) mises à disposition via le réseau des bibliothèques de l’ULB. Les ressources électroniques payantes ont été achetées dans le cadre de “licences” qui définissent les droits et les devoirs des usagers. L’utilisation de ces ressources électroniques est strictement réservée à un usage d’enseignement, de recherche, ou à un usage privé ; tout téléchargement massif est prohibé.
Tout téléchargement abusif peut entraîner la suspension de l’accès à l’ensemble des ressources électroniques pour une durée indéterminée.
L’ensemble des équipements informatiques mis à la disposition du public est strictement réservé à un usage didactique ou de recherche. Toute utilisation à des fins privées et/ou ludiques est interdite. Les places équipées de matériel informatique sont réservées à leur utilisation. Les usagers sont par ailleurs tenus de se conformer aux prescriptions du Règlement d’utilisation des systèmes d’information et du réseau de l’ULB. Tout usage non conforme du matériel informatique mis à disposition des usagers pourra être sanctionné par la Direction du Département des bibliothèques et de l’information scientifique ou son délégué d’une interdiction d’utilisation de l’ensemble du matériel informatique des bibliothèques.
Les usagers s’abstiennent de consommer des aliments ou boissons dans les bibliothèques sauf dans les espaces destinés à ces fins (les boissons en contenant fermé sont autorisées).
Les usagers respectent le silence dans les zones identifiées comme telles et parlent à voix basse dans les autres zones.
Les usagers n’utilisent les dispositifs de sécurité, notamment les sorties de secours, qu’en situations d’urgence. Ces sorties de secours doivent en tout temps être accessibles.
Les animaux ne sont pas admis dans les locaux des archives et bibliothèques à l’exception de ceux qui assistent les personnes à besoins spécifiques.
Les bibliothèques déclinent toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de détérioration des effets personnels des lecteurs, outre les cas prévus par la loi.
Les différentes prescriptions spéciales qui régissent l’accès à certains locaux sont affichés à l’entrée de ceux-ci et doivent être respectées.
Cette liste de règles n’est pas exhaustive. D’autres, propres à chaque service, peuvent s’y ajouter, pour autant qu’elles soient publiées et affichées dans les locaux du service en question et sur le site web des bibliothèques. Par exemple, le service des archives a des spécificités propres relatives à la reprographie et la consultation sur place des documents.
Tout usager est tenu de répondre favorablement aux rappels du présent règlement effectués par le personnel des archives et bibliothèques.

4. Sanctions

La Direction du Département des bibliothèques et de l’information scientifique ou son délégué veille à l’application du présent règlement, au bon ordre et à la tranquillité des lieux, le cas échéant par l’intermédiaire des agents de sécurité ou du personnel des archives et bibliothèques. Ces prérogatives comprennent toutes les mesures d’ordre opportunes, dont, par exemple, le droit de rappeler à l’ordre les usagers méconnaissant le règlement ou troublant la tranquillité des lieux, et, au besoin, de leur enjoindre de quitter les lieux.
Sans préjudice de ce qui est énoncé aux points 3 à 7 du présent article, tout usager méconnaissant les dispositions du présent règlement s’expose à se voir notifier un avertissement, son exclusion temporaire ou son exclusion définitive des archives et bibliothèques. La sanction sera envisagée relativement au degré de gravité de l’infraction au présent règlement.
Avant toute décision, la personne concernée sera convoquée à une audition auprès de la direction du service où s’est commise l’infraction. L’envoi de cette convocation est effectué à l’adresse email fournie par le lecteur lors de son inscription en bibliothèque, ou son adresse ULB le cas échéant. Un délai de 5 jours ouvrés minimum doit nécessairement être repris entre la convocation et l’audition.
Pendant ce délai, et pour les infractions particulièrement graves, l’accès à l’ensemble des archives et bibliothèques, ou à certaines d’entre elles, pourra être prohibé à titre de mesure provisoire.
Lorsque la sanction envisagée est autre qu’un avertissement, la direction du service où s’est commise l’infraction communique le dossier, selon les cas, au Vice-recteur aux affaires étudiantes lorsque le lecteur est étudiant, au Vice-recteur à la politique académique, lorsque le lecteur est membre du corps académique ou du corps scientifique, à la Direction du Département des relations et ressources humaines lorsque le lecteur est membre du PATGS, au Recteur et au Président du Conseil d’administration lorsque le lecteur n’est pas membre de la communauté universitaire, à charge pour ces différentes autorités de prendre toute initiative en matière disciplinaire ou toute autre décision entrant dans le cadre de leur compétence. A cette fin, lesdites autorités peuvent mener toute audition ou investigation complémentaires qu’elles estimeraient utiles, notamment auprès de la Direction du service concerné.
Les étudiants de l’ULB restent, pour le surplus, soumis au règlement de discipline relatifs aux étudiants et passibles de sanctions qui y sont portées. Il en est de même pour les membres du personnel de l’ULB, qui sont soumis au règlement de travail et/ou au règlement de discipline du corps professoral et du corps scientifique.
L’usager pris en flagrant délit de vol, d’atteinte à une personne, à un document ou à tout autre matériel appartenant à l’ULB sera immédiatement signalé aux agents de sécurité, et la Direction du service prendra les mesures nécessaires.

5. Prêt et consultation des documents

5.1. Prêt

Le prêt à domicile est consenti aux diverses catégories de personnes autorisées à fréquenter les archives et bibliothèques, et munies de leur carte de fréquentation, aux conditions énumérées aux articles ci-dessous. Dans le cadre de ces conditions, chaque service peut prendre des dispositions particulières, qui sont consultables sur le site web des bibliothèques, dans les pages « Prêt et modalités d’emprunt » des différents services.

Le nombre de volumes qu’un lecteur peut avoir en prêt simultanément dépend de son statut et du service fréquenté. Pour les étudiants de l’ULB, il est en outre adapté à leur niveau d’études. Cette information est consultable sur le site web des bibliothèques.
Le prêt est consenti pour une période de 7 à 30 jours selon les catégories de documents et le statut du lecteur. La restitution de l’ouvrage emprunté doit être effectuée dans le délai prescrit, sans rappel de la part du personnel des archives et bibliothèques.
La non-réception des mails envoyés par le service concerné n’exempte pas le lecteur de payer ses amendes. Celles-ci sont payables aux comptoirs de prêt ou, le cas échéant, via les automates des bibliothèques, selon les horaires propres à chacune d’entre elles.
Le dépassement du délai réglementaire de restitution entraîne la perception d’amendes. Pour les ouvrages empruntables, le tarif des amendes est de 0,50 euro par livre et par jour de retard. Pour les ouvrages du Silo en consultation sur place, les casques et autres matériels particuliers, l’amende s’élève à 1,25 euro par item et par jour de retard. Le non-paiement des amendes peut entraîner l’exclusion du prêt jusqu’à paiement des sommes dues.
En cas de nécessité, tout ouvrage peut être réclamé avant l’expiration du délai de prêt.
Tout prêt peut être renouvelé, pour autant que le délai de prêt ne soit pas dépassé et que l’ouvrage n’ait pas été réservé, autant de fois que souhaité dans les limites des durées de prêt maximales indiquées ci-dessous :
- Ouvrage prêt 7 jours : durée maximale de prêt 21 jours
- Ouvrage prêt 15 jours : durée maximale de prêt 45 jours
- Ouvrage prêt 30 jours : durée maximale de prêt 90 jours
En cas de non-restitution d’un ou de plusieurs ouvrage(s) emprunté(s) par un lecteur, les archives et bibliothèques se réservent le droit d’utiliser tous les moyens mis à leur disposition pour récupérer l’ouvrage.
Tout ouvrage non restitué, perdu, détérioré, souillé, ou volé, ou dont des passages sont soulignés au crayon ou à l’encre est remplacé aux frais de l’emprunteur.
Au-delà d’une amende supérieure à 5 euros, les lecteurs sont exclus du prêt.
Tout emprunteur est responsable de l’état de son compte personnel de prêt, consultable via le catalogue CIBLE+ ou via l’application “MaBIBLI”. Il est invité à le consulter après chaque transaction et particulièrement lors d’une opération de prêt automatisée ou de renouvellement automatisé. Sauf contestation expresse et immédiate, l’état informatique des documents empruntés vaut preuve.
La direction du service concerné peut réserver le prêt de certains ouvrages à certains membres de la communauté universitaire de l’ULB.

5.2. Consultation sur place

Les ouvrages de référence, les bibliographies, les périodiques, ainsi que les manuscrits, les ouvrages rares ou précieux, les livres qui comportent des planches hors texte, les microfiches et les documents audio-visuels doivent être consultés sur place. Ils ne peuvent faire l’objet d’un prêt à domicile que sur autorisation expresse de la direction du service concerné.
Si plusieurs personnes souhaitent simultanément emprunter le même ouvrage, la direction du service concerné peut l’exclure momentanément du prêt à domicile, en vue de le réserver à la consultation sur place.
Les mémoires et les travaux de fin d’études non publiés, les documents personnels ou privés qui sont confiés à l’Université sous certaines conditions, ne peuvent être donnés en communication qu’avec l’assentiment de leur auteur ; ils ne peuvent faire l’objet d’un prêt à domicile.
Le matériel informatique (casque, rallonge électrique, câble, etc.) ne peut faire l’objet d’un prêt à domicile.
Le laisser-passer hebdomadaire ne donne droit qu’à la consultation sur place des documents. Le cas échéant, elle ne donne pas accès à la consultation des mémoires ou d’autres documents, selon les dispositions particulières de chaque service.

5.3. Conditions particulières : des prêts interbibliothèques

Le service de prêt inter-bibliothèques est accessible aux membres actifs de l’ULB ainsi qu’aux lecteurs en ordre d’inscription, qui souhaitent disposer d’un document qui ne fait pas partie des collections des bibliothèques de l’ULB. Le lecteur doit s’informer du tarif, disponible sur le site web des bibliothèques. L’emprunteur doit se conformer aux règles de la bibliothèque qui a consenti le prêt des ouvrages.

Le Département des bibliothèques et de l’information scientifique est compétent pour toute modification du présent règlement, à soumettre au Conseil académique de l’Université pour approbation.