Le Département des Bibliothèques et de l’Information scientifique vous présente dans les grandes lignes les différentes phases d’un projet de « sauvetage » des archives de l’Institut de sociologie, projet d’envergure et d’intérêt archivistique, scientifique et technique, appuyé par les autorités de l’Institut et en partie financé par les autorités de l’ULB.

Historiquement, les archives conservées dans les dépôts du bâtiment S (campus du Solbosch, Av. Jeanne 44, 1050 Bruxelles) ont été constituées dès la construction du bâtiment, à savoir durant les années 1960. À l’époque, l’Institut de sociologie, structure coordonnant des nombreuses sous-structures, agissait – notamment dans la recherche – de manière indépendante. Cela signifiait que de nombreux centres de recherche et cellules  d’études rattachés à l’Institut travaillaient également de manière autonome. Avant la construction du bâtiment S, ces centres et cellules déjà existants étaient répartis dans des maisons à Bruxelles et produisaient leurs propres archives. Ces centres ont progressivement déménagé – notamment pour rejoindre le bâtiment sur le campus –, fusionné ou disparu. Dès lors, un tri des bibliothèques, archives et autres documentations conservées dans leurs anciens locaux fut opéré, et une partie des collections fut transférée au fil du temps et des aléas dans les dépôts du bâtiment S.

La collection s’est enrichie durant les décennies suivantes avec l’ajout de documents par les divers services, centres de recherche ou par les professeurs. Ces dépôts actuels regorgent dès lors autant d’archives (liées à la recherche ou de documents administratifs) que de publications, de rapports, de la littérature grise, de monographiques, plaquettes en tout genre et d’objets hétéroclites.

Aujourd’hui, saisissant les opportunités engendrées par les commémorations récentes du centenaire du Solbosch et des 120 ans de l’Institut créé par Ernest Solvay, la direction de l'Institut, le Service des Archives, patrimoine et réserve précieuse ainsi que la Bibliothèque des Sciences humaines se sont alliées pour se pencher sérieusement sur ce vestige mémoriel. Et il était temps de s’en soucier !

Au regard de l'urgence, un premier état des lieux est réalisé par les équipes afin de déterminer la complexité des supports auxquels nous avons affaire.

Shéma des dépots de l'institut de Sociologie
Ce premier travail exploratoire a lieu durant l'été 2021, marquant la première étape d'une fructueuse collaboration entres académiques et personnel administratif. A partir d'une première liste des Archives de l'Institut, constituée entre 1989 et 2003 par le secrétariat de l’Institut, la première cartographie est établie mais surtout, une analyse permet de déterminer l'état de conservation du fonds dans son ensemble. Si le premier mapping, consigné dans un rapport interne, a confirmé l'importance que constitue ce fonds pour la recherche, l'enseignement et plus largement pour le patrimoine universitaire, la question de l'état du fonds a révélé certaines inquiétudes. En effet, le temps, les dégâts successifs et les mauvaises conditions de conservation ont durablement entamé la qualité des documents conservés. Parler de « sauvetage » n’est donc pas excessif, encore moins métaphorique, au contraire, l’entreprendre devenait impératif.

Dans un premier temps, il a été question de mettre en œuvre une chaîne de travail destinée à préserver une documentation en péril (documentation contaminée par son lot de poussières et de moisissures anciennes, abîmée par la rouille et l’humidité, notamment). Traiter un tel fonds documentaire sous-entendait un premier travail d’analyse, de tri, d’identification, de reconditionnement et de numérisation de certains lots de la collection du fonds.

L’été 2021 fut consacré à l’étape d’analyse et de tri essentiellement ; l’été 2022 à la mise en place d’une phase pilote de numérisation afin de tester un processus de numérisation de masse. L’été 2023 fut consacré à un reconditionnement massif de journaux et de périodiques (Neus Deutschland et Hsinhua) appartenant à deux sous-fonds identifiés préalablement. Grâce à une subvention exceptionnelle des autorités universitaires, ce troisième volet du « sauvetage » des archives se mit en place, à savoir traiter une importante partie des documents conservés dans le dépôt du bâtiment S. Durant un mois, une équipe de 8 personnes travailla sans interruption sur le traitement des documents dans le Hall des marbres réservé à cette occasion.

Ces deux lots ainsi traités ont permis d’ouvrir la voie à la suite du projet qui est loin d’être terminé, et cette troisième étape témoigne aussi d’un besoin pour l’Institution (et l’Institut) de conserver des documents sous format papier. A noter que la documentation contaminée ou fortement dégradée n’a pas été conservée, à quelques exceptions près pour les documents d’un intérêt certain qui ont été sélectionnés pour être numérisés.

CHRONOLOGIE 

2021 Phase « d’archéologie documentaire » : analyse méticuleuse pour justifier le mandat et la prise en charge par les équipes spécialisées des archives à préserver

Production de rapports et de tableaux : rapport sur l’état de conservation du fonds / inventaire et rapport du patrimoine archéologique dans le dépôt du bât. S (23 p.) / tableau de tri et plan de classement pour dresser l’inventaire de toute la documentation présente dans les caves du bâtiment S / rapport final d’analyse dressant l’état des lieux et de conservation des archives stockées dans le bâtiment S. (19 p.)


2022-2023 Chaîne de traitement pour numérisation : de la nécessité de conserver tout en gagnant de la place

Création de l'arborescence du fonds physique de l'Institut dans un espace de stockage sécurisé, cet espace constituant un dépôt transitoire des documents avant transfert dans un dépôt numérique des archives conçu à cet effet (traitement numérique via Limb, entrepôt temporaire dans MyCloud)

Tri et sélection des pièces à envoyer à la numérisation ; dépoussiérage des pièces ; massicotage des volumes ; répartition des pièces dans des enveloppes avec identification par code unique ; sur la base du code unique, encodage des métadonnées de chaque pièce dans un tableau Excel structuré

Transfert par sections cohérentes des archives pour numérisation suivant un plan de classement établi (cf. Phase 2021)

Numérisation des pièces et contrôle qualité

Dépôt dans l’espace de stockage sécurisé avec les métadonnées liées

Juillet-août 2023 Reconditionnement d’archives 

Transfert d’une partie des fonds de l’Institut de Sociologie de la cave du bâtiment S vers le Hall des marbres : l’objectif était de travailler sur un lot de 200 à 300 mètres linéaires, composé de documents d’archives divers, mais également de périodiques et de journaux. Plus concrètement, deux sous-fonds ont été identifiés lors du travail effectué en 2021 : une partie de la Cellule de Gestion et d’Administration (CGA) ; et une partie du sous-fonds du Centre de Recherches Interdisciplinaire sur le Transition vers l’Économie de Marché des pays de l’Est (CRITEME).

Tri, dépoussiérage, reconditionnement ou mise en quarantaine, inventaire (préinventaire) et pour certains documents, préparation pour la numérisation

Élimination de documents irrécupérables.

Ce travail intensif a permis de mettre de l’ordre dans une section importante comprenant notamment des journaux et périodiques, des archives de la direction de l’Institut dans les années 1950-1970 (période Henri Janne et Arthur Doucy). Au total, ce ne sont pas moins de 1100 boîtes supplémentaires qui ont été dépouillées, reconditionnées et qui se trouvent désormais en un lieu de conservation sain  : ces archives et documents peuvent dès lors être mis à la disposition des étudiants et chercheurs tant de notre communauté que des extérieurs. 

Outre le service ainsi rendu à la communauté universitaire (conservation d’archives, valorisation du patrimoine — collections des fouilles archéologiques de Jean Hiernaux—, visibilité d’une documentation riche pour la recherche et l’enseignement), ce projet aura également permis d’offrir une formation à des jobistes en termes de gestion d’archives et de traitement des données et de justifier le recrutement d’un e-archiviste au sein du service des Archives. En effet, l’aide accordée pour soutenir ce projet aura permis d’engager du personnel, de limiter les coûts qu’aurait engendrer une décontamination, et d’acheter le matériel nécessaire au reconditionnement et à la numérisation à large échelle. 

Mais ces trois années de travail ne sont qu’un début. L’équipe en charge espère obtenir un financement supplémentaire et récurrent pour poursuivre ces démarches au cours des cinq prochaines années en vue d’un sauvetage complet. Ces « mémoires » ainsi préservées de l’Institut de sociologie pourront offrir un tremplin à la recherche et l’enseignement.

QUELQUES CHIFFRES 

Env. 900 mètres linéaires d’archives répertoriées dans les dépôts du bâtiment S 

305 p. de liste des Archives de l’Institut 

1250 boîtes dépouillées au total 

1050 documents numérisés 

Des dizaines de milliers d’agrafes détachées 

16 personnes mobilisées 

3 années de travail préliminaires  


REMERCIEMENTS 

Sarah Bourazma, Michèle Graye, Anissa Ouzeroual, Soufiane Rahmoun, Thibault Redien, Naïs Bernat, Alexia Waucquez, Jo Willame, Tara Planchet, Nicolas Nikis, Cécile Peltier, Thomas Destrée, Anne Leroy, Anthony Leroy 

David Paternotte, Renaud Bardez, Catherine Vancleve