Authentification dans DI-fusion

Je n'arrive pas à me connecter à Mon DI-fusion

Pour pouvoir vous authentifier dans Mon DI-fusion, vous devez être sous contrat à l’ULB et faire partie d’une des catégories de personnel suivante : scientifiques, honorifiques, académiques, enseignants ; ou être doctorant. L’authentification à Mon DI-fusion se fait sur base des login et mot de passe de votre NetID ULB (le login comporte au maximum 8 caractères ; ex. tpeeters).

Exemple :
Nom utilisateur : NetID (ex: tpeeters)
Mot de passe : votre mot de passe du NetID

Si vous faites partie de la Communauté universitaire et n'avez pas encore de NetID, vous pouvez activer votre compte en ligne.

Vous avez changé le mot de passe de votre NetID ULB ? Il est possible qu’il faille attendre 24h avant que cela ne soit transmis au service administratif auquel DI-fusion se connecte pour vérifier les autorisations de login.

Vous êtes entre deux contrats ? Si c'est le cas, vous n'aurez pas accès à DI-fusion durant cette période... il va falloir attendre que le fichier du personnel soit mis à jour ; ensuite, vous devriez pouvoir vous authentifier.

Si vous n'êtes pas actuellement sous contrat à l'ULB, mais que vous disposez d'un matricule ULB du personnel (en 5 chiffres, qui n’est pas un matricule étudiant), contactez-nous à l'adresse di-fusion(at)ulb.ac.be.

Je postule au FNRS et n'arrive pas à me connecter à Mon DI-fusion"

Pour pouvoir vous authentifier dans Mon DI-fusion, vous devez être sous contrat à l’ULB ; dans ce cas, vous devriez disposer d’un matricule ULB du personnel (qui n’est pas un matricule étudiant).

Si vous n'êtes pas actuellement sous contrat à l'ULB, mais que vous disposez d'un matricule ULB du personnel (en 5 chiffres), contactez-nous à l'adresse di-fusion(at)ulb.ac.be

Puis-je encore m’authentifier dans Mon DI-fusion après avoir quitté l’ULB

Lorsqu'une personne quitte l'Université, elle ne peut plus faire de dépôt dans DI-fusion, l'accès comme déposant y étant terminé en même temps que son compte email ULB. Les références encodées et les textes déposés demeurent dans DI-fusion, puisqu'ils font partie de la production scientifique de l'ULB.

Encodage dans DI-fusion

L’encodage dans DI-fusion est-il obligatoire ?

Depuis le 1 janvier 2013, la liste des publications générée par DI-fusion est la seule officielle au sein de l’ULB pour chaque chercheur, et chacun(e) est responsable de sa mise à jour. Ainsi, si vous postulez pour n’importe quel dossier de candidature (FNRS, PAI-ULB, etc.), vous devrez joindre à votre dossier la liste de vos publications extraite à partir de DI-fusion.

Par ailleurs, le FNRS a adopté son Règlement relatif à l'application de la politique de libre accès (open access) aux publications scientifiques issues des programmes de recherche soutenus par le F.R.S.-FNRS et les fonds associés en 2013 : si vous travaillez à l'ULB et êtes financé par le FNRS, vous devrez également déposer dans DI-fusion les textes complets rendant compte de vos recherches. Plus d'informations ? Consultez section du site web du FNRS consacrée aux appels.

Puis-je modifier mon nom dans DI-fusion ?

Vous pouvez changer votre Nom dans Mon DI-fusion. Lorsque vous êtes authentifié dans Mon DI-fusion, cliquez sur Mon Profil, et changez votre nom (et/ou prénom). La correction sera appliquée dans toutes les références pour lesquelles vous êtes déjà auteur ; et dans la base de données comme auteur.

Puis-je corriger des noms d'auteur dans une référence ?

Vous n'avez pas la possibilité de corriger des auteurs présents dans la base de données, mais n'hésitez pas à nous signaler toute erreur que vous pourriez détecter dans les noms d'auteurs. Vous avez la possibilité d'ajouter de nouveaux auteurs au moment d'encoder les (co-)auteurs d'une référence ; le nouvel auteur sera ensuite disponible à tous.

Puis-je corriger l'ordre d'apparition des auteurs dans une référence ?

Vous pouvez modifier l'ordre des auteurs d'une référence en cliquant sur les flèches descendante et montante se trouvant à gauche des noms des auteurs.

Pourquoi n'apparais-je pas automatiquement comme auteur quand j'encode mes propres références ?

Parce que vos publications sont peut-être encodées par un jobiste, secrétaire de faculté, etc. ; et parce que vous pouvez être amenés à encoder les publications de certains de vos collègues. Lorsque plusieurs auteurs ULB co-écrivent une publication, elle ne doit être encodée qu'une seule fois dans DI-fusion, et elle apparaitra ensuite dans l'environnement de tous les co-auteurs ULB.

Puis-je supprimer une référence déjà soumise dans DI-fusion ?

Chaque référence de DI-fusion n'existe qu'en un seul exemplaire.

Il est impossible de supprimer - directement - une référence comportant au moins 2 auteurs ULB.

Ceci a été volontairement implémenté car chacune des références de DI-fusion n'est encodée qu'une fois mais peut être modifiée par chacun de ses auteurs ULB, et apparait dans les listes des publications de chacun de ses auteurs ULB : si vous supprimez une référence comportant plusieurs auteurs ULB, elle sera supprimée complètement de DI-fusion, y compris pour vos co-auteurs ULB. Si vous devez vraiment supprimer cette référence (par exemple s'il s'agit d'un doublon), vous devez :

  • éditer la référence (en cliquant sur l'icône crayon à droite de la référence) ;
  • cliquer sur l'icône de DI-fusion en haut à gauche, ou sur le lien en haut à droite Mon DI-fusion de façon à faire afficher votre page d'accueil ;
  • supprimer la référence qui se trouve maintenant dans le haut de la page, en cliquant sur l'icône croix rouge à droite de la référence ;
  • confirmer la suppression.
Mes publications traitent de question de genre, que dois-je faire ?

Si votre publication porte notamment sur un ou plusieurs domaines de recherche liés aux études de genre (étude sur les femmes, sociologie de la famille, stéréotypes, discriminations ou violences sexistes, LGBT, etc.), veuillez sélectionner le code CRef 5358 – Etudes-femmes.

Pour retrouver les publications associées à ce code CRef dans DI-fusion, il suffit de taper Etudes-femmes dans le cadre de recherche ; et, une fois les résultats affichés, de sélectionner, dans la facette CREF classification, la valeur Etudes-femmes.

Il peut par ailleurs être utile de compléter cette recherche par une requête recherchant toutes les références associées à des termes liés aux questions de genre (comme p.e. "sociologie de la famille" OR "stéréotypes" OR "discrimination" OR "violence" OR "sexiste" OR LGTB"), et pour lesquelles le code CRef Etudes-femmes n'aurait pas été choisi.

Pourquoi dois-je ré-encoder mes publications dans DI-fusion alors qu'elles sont disponibles ailleurs ?

Nous développons – et continuerons de le faire – des outils qui automatisent l’import de références dans DI-fusion (ainsi en est-il de PubMed, Scopus, et Bibtex).

DI-fusion permet de rassembler à un seul endroit l’ensemble des publications scientifiques produites à l’ULB, à la fois pour l’administration de l’institution, mais aussi comme outil de promotion et de diffusion des publications de l’ULB, p.e. dissémination vers d’autres plateformes, indexation par les grands moteurs de recherche, etc.

L’objectif de DI-fusion est aussi de réduire, après l’encodage initial des publications, les encodages ultérieurs : les listes de publications qui y sont disponibles pourront alimenter les CVs ULB, les dossiers de candidature au FNRS, les dossiers de promotion, de demandes de fonds, les pages web personnelles des chercheurs, etc. : encoder une fois et favoriser de multiples sorties pour éviter justement aux chercheurs d’autres travaux d’encodage qu’ils devaient prendre en charge jusqu’à présent.

Pourquoi dois-je ré-encoder toutes mes publications dans DI-fusion alors qu'elles sont disponibles dans PubMed ?

Pour les publications disponibles dans PubMed, nous avons développé la fonction d'import de PubMed vers DI-fusion. Cependant, de notre expérience, si la majorité des articles se retrouvent un jour dans PubMed, il n'en n'est pas de même de la plupart des autres types de documents comme des chapitres ou des ouvrages, des participations à des conférences, etc. tous types de documents qu'il est possible d'encoder dans DI-fusion.

Par ailleurs, un certain nombre de services, non disponibles dans PubMed pourraient vous être utiles, comme : la génération automatique des listes de publications dans différents formats (pour votre CV ULB, pour une candidature au FNRS ou pour toute demande de financement à l'ULB par exemple), l'utilisation de DI-fusion comme outil d'archivage des textes complets de tous les documents et publications, dissémination de votre travail, etc.

J’ai reçu une délégation d'encodage, comment procéder ?

Vous devez vous authentifier dans Mon DI-fusion avec votre NetID ULB ; cliquer, en haut à gauche, sur « Se connecter en tant que… » ; choisir la personne pour laquelle vous devez encoder les publications (en cliquant dans la boite à cocher à gauche de son nom) ; et cliquer sur le bouton Continuer : vous accédez alors à Mon DI-fusion comme si vous vous étiez authentifié avec les identifiants du chercheur.

Pour revenir en tant que vous-même, il vous suffit de cliquer sur le lien « Revenir en tant que vous-même ».

Icônes crayon, croix rouge et favori : quand apparaissent-elles ?

Dans la zone Mes références bibliographiques dans DI-fusion, l'icône :

  • croix rouge, qui permet de supprimer une référence de DI-fusion, n'apparait que si la référence ne comporte qu'un seul auteur ULB. Si vous devez supprimer cette référence, merci de consulter la FAQ Comment puis-je supprimer une référence déjà soumise dans DI-fusion ?
  • crayon grisé  : vous ne pouvez pas éditer la référence parce qu'un co-auteur est en train de le faire. Vous pouvez voir le nom de cette personne en passant votre souris sur l'icône crayon. Vous devez contacter cette personne pour lui demander de faire cette modification ; ou bien lui demander de terminer la soumission afin que vous puissiez à votre tour la modifier. Le bouton est également grisé pour les publications de type Working paper appartenant à une série éditée par l’ULB (ECARES, DULBEA, etc.) : ces références sont encodées par des administrateurs. Si vous souhaitez modifier ces publications, merci d’envoyer votre demande sur di-fusion@ulb.ac.be.
  • favori grisé  : il n'est possible d'attribuer un favori à une référence que si vous en êtes l'un des auteurs. Si vous souhaitez ajouter un favori à vos références, merci de consulter la FAQ "Comment choisir ses publications favorites ?".
Quelle est la logique du classement des publications dans Mon DI-fusion ?

La logique qui sous-tend l’affichage des références est la suivante : la 1ère référence qui apparaît est la dernière encodée. Nous avions pris cette décision en anticipant que les utilisateurs pourraient vouloir modifier les dernières références qu’ils auraient encodées, particulièrement s’ils encodaient les références à paraître ou soumises pour publication et souhaiteraient en modifier le statut au fur et à mesure de leur progression vers la parution.

Vous pouvez modifier l'ordre de ces références (en cliquant sur les colonnes), en les ordonnant par date, par titre, sur le 1er auteur , ou la présence/absence de fichier attaché.

Que signifient les rubriques Vos références bibliographiques en cours et Vos références bibliographiques dans DI-Fusion ?

La rubrique Vos références bibliographiques en cours recueille vos nouvelles références et celles que vous êtes en train de rééditer et pour lesquelles vous n'êtes pas allé au bout du processus de soumission : vos changements ne seront donc pas visibles dans vos listes de publications ni dans l'interface d'encodage, tant que vous n'allez pas au bout du processus de soumission de ces références.

La rubrique Vos références bibliographiques dans DI-fusion reprend les références dans lesquelles vous apparaissez en tant qu'auteur et qui ont été soumises complètement dans DI-fusion ; par vous ou par vos co-auteurs ULB.

Import d'une référence : pourquoi et comment valider les auteurs ?

Lors de l'import d'une référence à partir de Scopus, PubMed ou d'un fichier BibTeX, la vérification du nom des auteurs permet le bon archivage de vos références et l’intégrité de la base de données. Si un auteur de la référence à importer correspond à un auteur ULB, ou si un auteur n’existe pas du tout dans DI-fusion, il sera marqué OK. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de le valider.

Si vous constatez que l’auteur automatiquement validé par le système n’est pas l’auteur de la référence que vous importez, vous pouvez modifier cette validation en cliquant sur la ligne correspondante pour refaire la validation.

Si un auteur de la référence à importer correspond potentiellement à plusieurs auteurs dans DI-fusion,  il est nécessaire de le valider. Pour cela, vous devez cliquer sur la ligne correspondante et choisir le bon auteur parmi la liste proposée. Lorsque tous les auteurs ont été vérifiés, vous pouvez cliquer sur suivant pour poursuivre l'import de la référence.

Si le système a mal attribué validé certains auteurs, ou si vous souhaitez modifier l'auteur que vous avez choisi, vous pouvez procéder à nouveau à la validation en cliquant sur l'auteur. S'il n'existe aucun auteur de même nom dans notre base de données, vous ne pourrez pas choisir un autre auteur au moment de l'import, mais vous pourrez modifier cet auteur une fois l'import terminé.

La référence à importer doit obligatoirement comporter au moins un auteur de l’ULB. Dans le cas où aucun auteur n’est affilié à l’ULB, il ne sera pas possible d’importer la référence.

Puis-je définir mes codes CREF favoris ?

Vous pouvez définir jusqu'à 6 codes CREF favoris, qui apparaitront automatiquement lorsque vous encodez manuellement une référence ; ou, si vous l'importez de PubMed, Scopus ou d'un fichier BibTeX, à condition que vous en soyez l'un des auteurs.

Pour définir un ou plusieurs code(s) CREF favori(s), cliquez, une fois que vous vous êtes authentifié dans Mon DI-fusion, sur le menu gauche Mon Profil, et sélectionnez l'onglet CRef, puis cliquer sur le menu Ajouter. Il vous suffit ensuite de rechercher le code CREF qui vous correspond dans le cadre de recherche et de cliquer sur le bouton Ajouter.

Puis-je remplacer le type de document d'une référence ?

Il n'est pas possible de changer de type de document en cours de route. En effet, les données à encoder pour chaque référence dépendent du type de document qui est encodé, p.e. il n'y a pas de titre de périodique à renseigner lorsqu'une monographie est encodée.

Lorsque le mauvais type de document a été attribué au départ, il n'y a qu'une seule alternative possible : supprimer la notice et en recommencer une autre. Pour vous faciliter le travail, la procédure suivante est conseillée :

  • Editer la référence, en vous positionnant sur l'onglet "Décrire" afin de visualiser la description de la publication ;
  • Ouvrir dans un nouvel onglet la page d'accueil de DI-fusion et de cliquer sur "Soumettre une nouvelle référence" ;
  • Recopier dans cette nouvelle référence toutes les données disponibles en passant d'un onglet à l'autre ; d'aller jusqu'au bout du processus de soumission pour cette référence qui a maintenant le bon type. Il ne vous reste plus, ensuite, qu'à supprimer la référence qui possède un mauvais type.

Si la référence incriminée est co-écrite avec un auteur de l'ULB, vous devrez d'abord en supprimer tous les co-auteurs ULB avant de pouvoir la supprimer complètement de votre bibliographie.

Il arrive qu’un même titre de périodique apparaisse plusieurs fois avec des ISSN différents. Exemple : Genome Biology ?

En changeant d’éditeur ou de format de publication, etc..., un titre change (parfois) d’ISSN.
Si vous ne connaissez pas l'ISSN qu'avait le périodique au moment où vous y avez publié votre article, nous vous conseillons de choisir le 1er titre exact correspondant au périodique dans lequel vous avez publié.

Quels sont les formats et la taille des fichiers que je peux déposer dans DI-fusion ?

Taille max : 512Mo par fichier ; des formats différents peuvent être déposés, voir la page "Format de fichier".

Puis-je utiliser le DOI pour remplir automatiquement les champs ?

Ceci s'apparente au développement d'une fonction permettant d'importer des données à partir de n'importe quelle plateforme (sans entrer dans les détails, du développement est nécessaire en particulier pour valider les auteurs de la référence importée avec les auteurs existant déjà dans DI-fusion pour que nous puissions sortir des "listes de publications" exhaustives pour les auteurs de l'ULB, valider les titres de périodiques, choisir un code CREF, etc.). Cela fait partie des fonctionnalités que nous souhaitons mettre en oeuvre.

ISI ne pourrait-elle pas servir de base de données ?

Oui si nous parvenons, au niveau des Bibliothèques, à obtenir le droit d'aller moissonner les références (et textes complets si possible). Aussi incroyable que cela puisse paraître, malgré le prix payé par l'ULB pour accéder à ces ressources, il y a des restrictions quant à l'usage que nous pouvons en faire ; le téléchargement massif de références en est par exemple souvent exclus. Tout est histoire de négociations ; nous avons par exemple signé un accord avec Elsevier pour pouvoir récupérer toutes les publications d'auteurs de l'ULB de Scopus.

Quand le titre de revue n'existe pas, il est possible de demander son ajout, il serait intéressant de pouvoir sauver l'encodage réalisé en attendant
Lorsque vous constatez que le titre de la revue n'existe pas encore, il est conseillé de cliquer sur 'suivant' AVANT de demander l'ajout du titre, ce qui entraine la sauvegarde des informations déjà encodées. Ensuite, vous pouvez cliquer sur le logo de DI-fusion ; et demander l'ajout du titre de la revue en éditant à nouveau la référence.
A quoi correspondent les références "suspendues" dans les statistiques pour l'import de Scopus ?

Seules les références Scopus ayant certaines caractéristiques sont importables dans DI-fusion ; pour savoir lesquelles, merci de consulter la réponse à la question "A quel type de document dans DI-fusion correspond une référence importée de Scopus ?". Les références ne répondant pas à ces critères ne sont pas importées et obtiennent le statut suspendu.

A quel type de document dans DI-fusion correspond une référence importée de Scopus ?

La correspondance est la suivante, avec : Document Type = DT et Source Type = ST
 

Scopus DI-fusion
DT = article ET  ST = journal Article avec comité de lecture
DT = article ET ST = book series Article avec comité de lecture
DT = review ET ST = journal Article avec comité de lecture
 DT = Conference Paper ET ST = proceeding ET un ISSN est renseigné pour l’Acte Article avec comité de lecture
 DT = Conference Paper ET ST = book series ET un ISSN est renseigné pour l’Acte Article avec comité de lecture
 DT = Conference Paper ET ST = journal ET un ISSN est renseigné pour l’Acte Article avec comité de lecture
DT = book Ouvrage à titre de seul auteur
DT = letter ET ST = journal Article avec comité de lecture
A quel type de document dans DI-fusion correspond une référence importée de BibTeX ?

La correspondance est la suivante :

BibTeX DI-fusion
@article article avec comité de lecture
@inproceeding contribution publiée dans les actes
@incollection avec journal ou series renseignés article à comité de lecture
@incollection sans journal ni series partie d’ouvrage collectif
@book ouvrage à titre de seul auteur
@proceedings direction d’acte de colloque

Listes de publications

Liste "A la carte" : quel type de document de DI-fusion rejoint quelle rubrique du fichier RTF et PDF
DI-fusion RTF - PDF
Ouvrage à  titre de seul auteur Ouvrages publiés à titre de seul auteur
Ouvrages publiés en collaboration Ouvrages publiés en collaboration
Direction d’ouvrage et Direction d'actes de colloque Ouvrages édités (à titre de seul éditeur ou en collaboration)
Partie d'ouvrage collectif Parties d’ouvrages collectifs
Articles avec comité de lecture Articles dans des revues avec comité de lecture
 Articles sans comité de lecture Articles dans des revues sans comité de lectur
Traduction Traductions
Contribution publiée dans des Actes Communications publiées lors de congrès ou colloques nationaux et internationaux
Lettre à l'éditeur, Travail de séminaire de recherche/working paper, Rapport de recherche ou Partie d'un rapport de recherche Rapports de recherche, comptes rendus, lettres à l’éditeur, working papers
Communication non publiée, Poster de conférence ou Abstract de conférence Participations à des congrès et colloques internationaux
Brevet Brevet
Article de presse ou de vulgarisation ou Emission Activités de vulgarisation
 Thèse doctorale ou mémoire Thèses et mémoires
 Promoteur de thèse Direction de thèses
Jury de thèse Participations au jury de thèse
TOUS LES AUTRES TYPES DE DOCUMENTS Divers
Liste "ULB liste conforme au CV" : quel type de document de DI-fusion rejoint quelle rubrique du fichier RTF et PDF
DI-fusion RTF - PDF
Ouvrage à  titre de seul auteur 5.1.1. - Ouvrages publiés à titre de seul auteur
Ouvrages publiés en collaboration, Direction d’ouvrage et Direction d'actes de colloque 5.1.2. - Ouvrages publiés ou édités en collaboration
Partie d'ouvrage collectif 5.1.3. Parties d’ouvrages collectifs
Articles avec comité de lecture 5.1.4 et 5.1.5. Articles dans des revues scientifiques avec comité de lecture
 Articles sans comité de lecture 5.1.4 et 5.1.5. Articles dans des revues scientifiques avec comité de lecture
Traduction 5.1.6. Traductions
Contribution publiée dans des Actes 5.1.7. Communications publiées lors de congrès ou colloques nationaux et internationaux
Lettre à l'éditeur, Travail de séminaire de recherche/working paper, Rapport de recherche ou Partie d'un rapport de recherche 5.1.8. Rapports, comptes rendus, notes de lecture et lettres à l'éditeur, working papers
Communication non publiée, Poster de conférence ou Abstract de conférence 5.2.2. Participations actives à des congrès et colloques internationaux
Brevet 5.2.7. Autres (collaborations nationales et internationales, dépôt de brevets, etc.)
Article de presse ou de vulgarisation ou Emission 5.5. Activités de vulgarisation
Thèse doctorale ou mémoire Thèses et mémoires
TOUS LES AUTRES TYPES DE DOCUMENTS 5.1.9 Autres (préfaces,..
Liste FNRS : quel type de document de DI-fusion rejoint quelle rubrique du fichier PDF?

Seules les références publiées et acceptées sont admises par le FNRS. Les listes FNRS extraites de DI-fusion ont été approuvées par le FNRS.

La correspondance est la suivante pour la liste FNRS général :

DI-fusion FNRS
Ouvrage à  titre de seul auteur, Ouvrage publié en collaboration, Direction d’ouvrage et Direction d'actes de colloque 1. Ouvrages publiés en tant qu'auteur, co-auteur ou éditeur
Partie d'ouvrage collectif 2. Chapitres d'ouvrages ou participation à un ouvrage collectif, en tant qu'auteur ou co-auteur de la partie
Article avec comité de lecture, Lettre à l'éditeur et Compte-rendu 3. Articles publiés dans des journaux à comité de lecture
Contribution publiée dans des Actes 4. Articles publiés dans des actes de conférence
Communication à un colloque (Communication non publiée) 5. Présentations orales dans des conférences avec comité scientifique de sélection
Brevet 6. Brevets
 

La liste FNRS mandat doctoral reprend la même liste mais inclut également les posters de conférence de DI-fusion (dans la rubrique 5bis. Posters de conférences).

Pour ajouter une liste de publications équivalentes à votre dossier FNRS, consulter l'aide en ligne dans Mon DI-fusion.

Comment inclure mes publications DI-fusion dans mon rapport annuel FNRS ?

Le FNRS vous demande d'inclure à votre rapport annuel - ou quinquennal -, la liste de vos publications extraites de DI-fusion, pour des intervalles d'années spécifiques. Pour ce faire :

  • authentifiez-vous dans Mon DI-fusion avec votre NetID
  • cliquez sur le menu de gauche Mes listes de publications / A la carte
  • au milieu de l’écran, dans la rubrique Avec date de publication, bougez les curseurs de façon à faire afficher l’année de publication qui vous intéresse (pour le rapport annuel) ou les 5 années pertinentes (pour le rapport quinquennal)
  • à droite de l’écran, dans la rubrique Formats de sortie / Type de liste, choisissez l'option FNRS général en cliquant sur la petite flèche à droite du cadre
  • cliquez ensuite, à droite en bas de l’écran, sur le bouton Ouvrir : la liste correspondant à vos souhaits et aux exigences du FNRS s’affichera dans un nouvel onglet, au format PDF. Il vous suffit ensuite d’enregistrer ce PDF et de le joindre à votre rapport.
Comment choisir ses publications favorites ?

La fonction « favori » permet d'isoler des références – où vous apparaissez comme auteur – pour un besoin particulier (dossier de candidature, bourse, etc ... ). Une fois un favori défini, il est possible de lui attribuer certaines des références de la zone Références bibliographiques dans DI-fusion. Ces références marquées d'un favori peuvent ensuite être exportées sous forme de listes de publications favorites au format RTF, PDF, etc ...

Pour des informations pratiques, consultez la vidéo  « Choisir ses publications favorites ».

Pourquoi une thèse dont je ne suis que le promoteur ou le membre du jury, apparait dans ma liste de publications ?

Voici ce qui a été convenu pour les thèses, lorsqu'elles sont visualisées à travers l'interface de recherche DI-fusion ou dans une liste de publication :

  • vous êtes auteur d'une thèse : elle apparait dans votre liste de publications, dans la rubrique "Thèses"
  • vous êtes membre de jury de thèse ou promoteur : la thèse apparait en fin de liste, dans des rubriques séparées : rubrique Direction de thèse si vous êtes promoteur, rubrique Participations au jury de thèse si vous êtes membres de jury.

Interface de recherche

Quand une référence encodée devient-elle visible dans l'interface de recherche ?

Quelques minutes après avoir été encodée dans Mon DI-fusion.

Comment retrouver toutes les publications d'un auteur ?

On peut les retrouver en faisant une recherche sur "Nom Prénom" sur les "Personnes". La facette Auteurs permet de ne conserver que les références d'un auteur déterminé.

Attention : s'il existe plusieurs auteurs homonymes, une seule valeur de facette est disponible, sous laquelle on retrouvera les publications de tous les auteurs homonymes. Le problème disparait si on accède à la liste des publications d'un auteur en cliquant sur l'icône en regard du nom de l'auteur (l'icône n'est accessible que pour les auteurs de l'ULB).

Pourquoi les résultats sont ils différents selon que l'on cherche Dupont b ou Dupont Bernard dans DI-Fusion ?

Lorsqu’on introduit plusieurs termes dans le cadre de recherche sans guillemets, le système met automatiquement des AND entre ces termes.
Ainsi, la recherche Dupont b va chercher toutes les références où apparaissent à la fois le terme Dupont et le terme b (utilisé avec une apostrophe ou en tant qu’initiale de prénom de n’importe quel auteur par exemple). Donc les références où n’apparaît que Dupont Bernard mais aucun autre b, ne seront pas affichées.

De même la recherche Dupont Bernard va chercher toutes les références où les termes Dupont et Bernard apparaissent, donc toutes les références ayant comme auteur Dupont Bernard mais aussi celles où les termes Dupont et Bernard apparaissent mais pas nécessairement comme un seul auteur.

Pour retrouver toutes les références associées à l’auteur Dupont Bernard, le mieux est de choisir la facette Personne et de lancer la recherche "Dupont Bernard", qui ne sortira que les références où l’auteur (ou promoteur ou jury de thèse) Dupont Bernard apparaît au moins une fois. Attention cependant, ce type de recherche ne permet pas de distinguer les références de cet auteur de celles d’un autre auteur exactement homonyme. Ce problème d'homonymie est cependant résolu, pour les auteurs de l'ULB, par l'emploi des n° de matricule comme identifiants uniques des auteurs.

Les URL des références DI-fusion sont-elles permanentes ?

Oui !

Des URL permanentes pour les références via le handle (qui garantit la pérennité du lien de la publication dans le temps, même en cas de changement de logiciel ou autre). Vous pouvez les retrouver sous le bouton « Citer » qui donne une citation au format APA de la publication que vous consultez dans l'interface publique de recherche.

Comment afficher mes références dans mon site web ?

Il est possible d'afficher les listes de publications sur un site web, un blog, etc ... Pour cela, nous vous proposons deux méthodes :

Voici des exemples de ce qu’il est possible d’obtenir de DI-fusion avec le format XML ( DI-fusion dowload and API)  :

  • afficher toutes les publications encodées dans DI-fusion et rattachées à une personne
  • n’afficher, par exemple, que certains types de publications (p.e. que les articles dans des revues à comité de lecture et les ouvrages ou chapitres d’ouvrages), que les publications
  • ayant des statuts de publications spécifiques (p.e. que les publications acceptées pour publication ou publiées), etc.
  • ou seulement les publications que les chercheurs auront marquées comme favorites (consultez la vidéo  « Choisir ses publications favorites ».)
  • ou bien les x plus récentes, présentation des références par rubrique du CV type ULB ou par année descendante, etc.

DI-fusion peut générer 2 formats XML différents ; pour afficher les publications sur une page web, nous conseillons d’utiliser le format xml-brief qui rend compte de la référence en reprenant les informations s’affichant normalement dans les listes de publications des auteurs.

Pour obtenir l’XML-brief d’un auteur ULB, vous pouvez procéder de la façon suivante :

  •  vous authentifier dans  Mon DI-fusion
  • choisir le type de liste que vous souhaitez obtenir pour la personne via le menu de gauche Mes listes de publications / A la carte, en choisissant le format PDF (cela n’a pas d’importance que vous n’ayez aucune publication encodée à votre nom). Importante remarque : l’XML-brief ne contient pas les résumés, il est impossible d’avoir le nom des personnes en gras et le lien vers les fichiers attachés aux références est obligatoirement inclus
  • une fois que la liste est extraite avec vos préférences, il suffit de copier/coller l’URL de cette liste (qui s’affiche dans la barre d’adresse du navigateur) dans un éditeur de texte de type notepad puis d’y remplacer : votre n° matricule (qui apparait après scholarID=) par le n° de matricule de la personne de laquelle vous souhaitez obtenir la liste des publications et reftype=APA&filetype=PDF par reftype=xml-brief&filetype=xml

Ce sont ces URLs qui vous permettront de générer les publications des personnes concernées.

Si vous souhaitez obtenir l’XML pour un groupe de personnes, veuillez nous contacter à l'adresse di-fusion(at)ulb.ac.be.

Envisager une véritable intégration des publications dans votre site web nécessite des développements informatiques (pour interpréter l’xml que DI-fusion peut générer afin de rendre ces références visibles dans un site web).

D’autres solutions ne nécessitant (pratiquement) aucun développement existent aussi comme d’inclure dans les pages web :

  • un URL permanent conduisant à un fichier PDF de l’ensemble des publications d’une personne de l’ULB
  • un URL permanent vers les publications d’un « nom + prénom » encodées dans DI-fusion
  • l’affichage au format HTML
Mes publications encodées dans DI-fusion sont-elles indexées par Google Scholar ?

Dès lors que les publications des chercheurs de l’Université libre de Bruxelles sont encodées dans DI-fusion, elles deviennent accessibles à partir de Google Scholar, ce qui contribue à l’amélioration de l’accès aux résultats de la recherche scientifique issus de notre Université.  Si un fichier est attaché à la référence, il sera accessible selon le type d’accès qui a été déterminé dans DI-fusion (Internet, Intranet, non visible).

La création d’un compte dans Google Scholar n’est pas nécessaire pour profiter de cette diffusion, nous recommandons néanmoins de s’y créer un profil afin de pouvoir bénéficier de services supplémentaires tels que :

  • Citations : ensemble des citations, calcul de l’indice h, calcul de l’indice i10 et évolution temporelle des citations, basés sur l’indexation des publications par les robots de Google
  • Listing des publications : aperçu de l’ensemble des publications présentes dans Google Scholar. Lorsqu’une nouvelle publication est encodée dans DI-fusion, votre profil – et les citations – sont automatiquement mis à jour par Google Scholar
  • Détails : statistiques détaillées et autres données relatives aux références
  • Meilleure représentativité : il est possible d’écarter les publications d’auteurs homonymes, pour ne montrer que ses propres publications.

Google Scholar permet de choisir entre un profil privé, ou public,  c’est-à-dire que le monde entier peut visualiser l’entièreté du profil (références, citations, graphiques, …). Il s’agit de l’option que nous vous conseillons ; vous permettrez ainsi à des collègues de suivre vos travaux en s’abonnant tout simplement à votre profil public.

Des informations supplémentaires sur la création d’un profil Google Scholar sont disponibles sur le blog des Bibliothèques.

Pourquoi l'inscription "Accès en ligne" est indiquée même lorsque le fichier n'est pas en accès public ?

Vous pouvez en utiliser les facettes "Fichier disponible" et "Droits d'accès au fichier" pour ne faire afficher que les références pour lesquelles un fichier a été attaché et choisir le type d'accès.

Par exemple, pour chercher dans tout DI-fusion, l'ensemble des références auxquelles un document est attaché dont l'accès est public, il vous suffit de saisir dans le cadre de recherche *, puis de sélectionner les facettes "Fichier disponible : Oui" et "Droit d'accès au fichier : public".

Quel accès pour les tirés à part numérisés et encodés par les chercheurs dans DI-fusion ?
  • publication avant 1993 : l'accès internet est autorisé quel que soit le contrat signé avec l'éditeur
  • publication après 1993 : c'est le contrat signé avec l'éditeur qui prévaut ; le chercheur doit s'y référer pour savoir quel accès il peut donner à son fichier. S'il ne l'a plus/ne sait plus :

- s'il s'agit d'un article, le chercheur peut encoder sa référence dans DI-pot ; au moment d'ajouter son fichier numérique, il peut consulter Sherpa/Romeo pour voir si l'éditeur a une politique concernant le dépôt d'articles dans les Dépôts Institutionnels... et agir en fonction
- s'il s'agit d'un autre type de publication ou si la politique de l'éditeur n'est pas disponible dans Sherpa/Romeo, l'accès privé permet de respecter la loi sur les droits d'auteurs. Alors, seul le chercheur a accès au fichier, lorsqu'il/elle s'authentifie dans Mon DI-fusion.

Déposer en accès privé permet :
a) de pouvoir très facilement envoyer l'article au format électronique à toute personne qui le demanderait à l'auteur ;
b) de garantir l'archivage et une certaine pérennité du fichier (back-ups, préservation à long terme, etc.) ;
c) de pouvoir automatiquement rendre accessibles en Internet ou Intranet des fichiers dès lors qu'un accord a pu être trouvé avec un éditeur particulier.

L'auteur peut aussi déposer en intranet le postprint (= version de la publication avec tous les commentaires de l'éditeur et des pairs, avant application des logos et mise en page de l'éditeur).

Pour des informations plus détaillées, voir la gestion des droits d'auteurs dans le support aux chercheurs..

Serait-il possible de disposer d'une fonction "feuilleter" ?

Un menu « parcourir » implique la construction de fichiers d'index qui existent d'ailleurs nativement dans le logiciel que nous utilisons pour DI-fusion. Nous les utilisons en interne mais ils sont assez lents à répondre ; il faudrait probablement un réseau et des machines plus performantes pour améliorer les temps de réponse... ce dont nous ne disposons pas pour l'instant !

Cependant, vous pouvez également utiliser les facettes pour feuilleter la base de données. En fait, il nous semble que la majorité des utilisateurs, dans un Dépôt Institutionnel, sont intéressés par un sujet particulier, un auteur spécifique ou autre ; les facettes de l'interface DI-fusion permettent facilement d'affiner la recherche.